Jobdesk Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi memegang peran penting dalam menjalankan kegiatan organisasi. Jobdesk (tugas dan tanggung jawab) seorang sekretaris organisasi sangat beragam dan terkadang bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi yang dijalankan. Namun, ada beberapa tugas dan tanggung jawab utama yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris organisasi, di antaranya adalah:

1. Membuat jadwal dan agenda kegiatan. Seorang sekretaris organisasi bertanggung jawab untuk membuat jadwal dan agenda kegiatan, baik itu pertemuan rutin atau kegiatan lain yang diadakan oleh organisasi. Dalam membuat agenda, seorang sekretaris organisasi harus memastikan bahwa jadwal kegiatan tidak bertabrakan dengan jadwal yang lain, dan sesuai dengan tujuan organisasi.

2. Membuat dan mendistribusikan surat undangan dan notulensi. Seorang sekretaris organisasi juga bertanggung jawab dalam membuat dan mendistribusikan surat undangan serta notulensi. Surat undangan harus dilakukan dengan waktu yang cukup agar semua anggota organisasi dapat mempersiapkan diri untuk menghadiri kegiatan. Notulensi harus dibuat dengan jelas dan akurat, sehingga semua anggota dapat memahami apa yang telah dibahas.

3. Menjaga arsip dokumen organisasi. Seorang sekretaris organisasi harus menjaga arsip dokumen organisasi seperti surat-menyurat, dokumen keuangan, atau dokumen penting lainnya. Arsip dokumen ini harus diatur dengan baik dan mudah diakses kembali.

4. Menangani tugas administratif. Seorang sekretaris organisasi juga harus mengurus tugas administratif seperti memastikan keanggotaan organisasi selalu terupdate, membuat laporan keuangan, dan mengirimkan laporan kegiatan.

5. Mengkoordinasikan hubungan dengan anggota organisasi. Seorang sekretaris organisasi juga harus mengkoordinasikan hubungan dengan anggota organisasi, seperti memastikan bahwa semua anggota telah menerima informasi yang diperlukan tentang kegiatan organisasi dan membantu menjawab pertanyaan anggota.

6. Mengkoordinasikan hubungan dengan pihak luar. Seorang sekretaris organisasi juga harus mengkoordinasikan hubungan dengan pihak luar seperti sponsor atau pihak keamanan untuk kegiatan yang diadakan.

7. Menjaga kerahasiaan informasi. Seorang sekretaris organisasi juga harus menjaga kerahasiaan informasi organisasi seperti dokumen penting atau strategi organisasi yang belum siap untuk diumumkan.

Seorang sekretaris organisasi harus memiliki kemampuan untuk mengelola waktu, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, serta kemampuan multitasking dan bekerja dengan tim. Oleh karena itu, menjadi seorang sekretaris organisasi bukanlah tugas yang mudah, tetapi sangat penting dalam menjalankan kegiatan organisasi.